Refuser un candidat est le droit du bailleur. Le refuser pour une mauvaise raison est un délit. La frontière entre les deux est plus nette qu'on ne le croit, et elle se résume à une idée : on décide sur la capacité à tenir le bail, jamais sur ce que la personne est.
Ce que la loi interdit
Le code pénal sanctionne la discrimination, c'est-à-dire le fait de refuser un bien ou un service à quelqu'un en raison d'un critère protégé. La liste de ces critères est longue (plus de vingt) et comprend notamment :
- l'origine, le nom de famille, l'apparence physique, la couleur de peau ;
- le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre ;
- l'âge, la situation de famille, la grossesse ;
- l'état de santé ou le handicap ;
- les opinions politiques, les activités syndicales, la religion ;
- la domiciliation bancaire, le lieu de résidence ;
- la vulnérabilité économique, lorsqu'elle est apparente ou connue.
Les sanctions peuvent aller, pour une personne physique, jusqu'à trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende, davantage pour une personne morale. Une agence est donc exposée pour elle-même et pour les actes de ses collaborateurs. Le Défenseur des droits peut aussi être saisi, et il pratique régulièrement des tests de discrimination dans l'immobilier.
Les motifs de refus légitimes
À l'inverse, vous pouvez refuser un candidat pour des raisons objectives, liées à sa capacité à payer et à tenir ses engagements :
- des revenus insuffisants par rapport au loyer, mesurés avec un critère identique pour tous (le taux d'effort) ;
- un dossier incomplet, après demande de pièces restée sans réponse ;
- des incohérences ou documents falsifiés constatés dans le dossier ;
- l'absence de garant lorsque la situation l'exige et qu'aucune alternative n'est proposée ;
- un dossier arrivé après qu'un autre candidat, réunissant les mêmes critères, a été retenu.
La règle d'or : un critère, appliqué à tous
La meilleure défense contre l'accusation de discrimination est une grille de décision écrite avant de recevoir les candidatures, et appliquée de la même façon à tous. Par exemple :
- 1une liste de pièces demandée à chacun, conforme à la loi (voir les documents interdits) ;
- 2un seuil de taux d'effort identique pour tous ;
- 3un critère de stabilité de revenus défini à l'avance.
Quand les critères sont fixés avant de connaître les candidats, ils protègent aussi bien le bailleur que les candidats.
Documenter sa décision
Une décision de refus doit pouvoir s'expliquer en une phrase factuelle. Gardez une trace de :
- la liste des pièces reçues et de celles qui manquaient ;
- le motif précis : « taux d'effort de 52 %, au-delà du seuil de 40 % appliqué à tous les candidats » ;
- les dates : réception du dossier, demande de complément, décision.
Ces notes restent dans le respect du RGPD : on conserve ce qui est nécessaire pour justifier la décision, et on supprime les pièces du candidat refusé dans un délai raisonnable.
Faut-il motiver le refus auprès du candidat ?
Rien n'impose en principe de détailler les motifs d'un refus de location, mais le faire avec des faits objectifs est une bonne pratique : « votre taux d'effort dépasse notre seuil » se défend, « votre profil ne correspond pas » ne se défend pas. Si une décision est contestée, la charge de montrer que le refus est fondé se joue sur ces éléments. En cas de doute sur une situation précise, rapprochez-vous d'un professionnel du droit ou de l'ADIL de votre département.
Les pièges de la décision « au feeling »
- Le candidat qui « inspire confiance ». C'est de la discrimination déguisée : un dossier solide sur le papier ne se refuse pas parce qu'on a une impression.
- Les questions personnelles en visite (situation familiale, projet d'enfant, santé) : elles n'ont pas leur place dans le choix d'un locataire.
- Le tri par le nom ou l'adresse, y compris involontaire : décidez sur le dossier, pas sur l'identité.
Comment LocaCheck vous aide
LocaCheck met tous les candidats sur la même base : mêmes pièces lues, mêmes contrôles, taux d'effort calculé de la même façon et comparé aux exigences que vous définissez pour chaque logement. Vous classez ensuite le dossier en un clic (accepté, complément demandé, refusé) et votre décision est conservée dans l'historique du dossier. C'est un outil d'aide : la décision reste la vôtre et doit toujours reposer sur des critères objectifs.